Das Bundesamt für Cybersicherheit BACS berichtet wöchentlich über Phishing-Angriffe per E-Mail, Ransomware, die per E-Mail verbreitet wird, oder Spam, der im besten Fall nur E-Mail-Postfächer verstopft. Kleine und mittlere Unternehmen sind beliebte Ziele für Cyberkriminelle. Einerseits, weil sie in der Regel weniger gut geschützt sind als grosse Unternehmen, andererseits, weil ihnen internes Cybersicherheits-Know-how fehlt. Deshalb ist die E-Mail-Sicherheit die Achillesferse im Sicherheitsdispositiv vieler KMU in der Schweiz.
Das muss nicht sein: KMU können ihre geschäftskritische E-Mail-Kommunikation und damit Ihre sensiblen Daten mit wenigen Massnahmen wirksam schützen.
Für viele Unternehmen sind E-Mails der wichtigste Kommunikationskanal. Deshalb nutzen Cyberkriminelle am liebsten das E-Mail-Postfach, um in ein IT-System einzudringen und Schaden anzurichten. Die häufigsten Bedrohungsszenarien:
Die Konsequenzen – von Datenlecks über finanzielle Verluste und Betriebsausfälle bis hin zu Reputationsschäden – können für Unternehmen existenzbedrohend sein. Unabhängig von ihrer Grösse. Lesen Sie hier, wie Sie sich vor Hackerangriffen schützen.
Technische Schutzmassnahmen sind ein wichtiger Bestandteil einer ganzheitlichen Sicherheitsstrategie. Mit diesen Massnahmen schützen KMU ihre E-Mail-Konten und damit ihre Daten wirksam:
Der Mensch ist oft das schwächste Glied im Sicherheitsdispositiv. Deshalb sind Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeitenden mindestens ebenso wichtig wie technische Schutzmassnahmen. Gut informierte Mitarbeitende minimieren die Risiken von Cyberangriffen deutlich. Sie müssen deshalb regelmässig darin geschult werden, wie sie betrügerische E-Mails erkennen, verdächtige Nachrichten identifizieren und angemessen reagieren, damit kein Schaden entsteht. Mögliche Schulungsthemen:
Zurich bietet Unternehmen Sensibilisierungstrainings an. In fünf E-Learning-Modulen und einer Phishing-Simulation werden die Mitarbeitenden für Cyberrisiken sensibilisiert. Sie lernen unter anderem, wie sie betrügerische E-Mails erkennen und die E-Mail-Sicherheit im Unternehmen steigern können. Der Kurs ist für Unternehmen mit einer Cyberversicherung «Basic», «Optimum» oder «Premium» für bis zu 100 Mitarbeitende kostenlos.
Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile. Einzelne Massnahmen wirken, entfalten ihre ganze Kraft aber erst im Zusammenspiel. Mit den richtigen Massnahmen können selbst kleine oder mittlere Unternehmen ihre E-Mail-Sicherheit mit relativ geringem Aufwand steigern. Dazu gehören beispielsweise die Verwendung starker Passwörter und die Zwei-Faktor-Authentifizierung für E-Mail-Konten, die Verschlüsselung von E-Mails, die Beschränkung auf sichere Formate sowie die Sensibilisierung und regelmässige Schulung der Mitarbeitenden. Zusätzlich sollten KMU auch Datenschutzrichtlinien einführen und ihre Systeme laufend auf verdächtige Aktivitäten überwachen.
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Cloud-E-Mail
Lokaler E-Mail-Server
Externe E-Mails können durch spezifische Hinweise im Betreff wie «Extern» identifiziert werden. Mit Mechanismen wie SPF (Sender Policy Framework) kann die Echtheit des Absenders überprüft und das Risiko von Phishing reduziert werden.
Kompromittierte E-Mail-Konten erkennen Sie häufig daran, dass Sie ungewöhnliche oder verdächtige E-Mails von bekannten Absendern erhalten. Achten Sie auf einen ungewohnten Schreibstil, ungewöhnliche Anhänge und Links oder Sendezeiten ausserhalb der üblichen Bürozeiten. Im Zweifelsfall rufen Sie den (vermeintlichen) Absender lieber einmal zu viel als einmal zu wenig an, um die Echtheit der Nachricht zu überprüfen.
Digitale Signaturen nutzen die Public-Key-Infrastruktur (PKI) und Domain Keys Identified Mail (DKIM), um die Echtheit und Integrität von E-Mails sicherzustellen. Sie garantieren, dass eine E-Mail tatsächlich vom angegebenen Absender stammt und während der Übertragung nicht verändert wurde.
Stellen Sie sicher, dass private Geräte und Smartphones, die auf E-Mail-Konten zugreifen, sicher konfiguriert sind. Dazu gehören regelmässige Updates, starke Passwörter, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie die Verwendung von Mobile-Device-Management-Lösungen (MDM).
Wenn Sie einen lokalen E-Mail-Server wie beispielsweise Microsoft Exchange verwenden, stellen Sie sicher, dass regelmässig alle Patches und Updates installiert werden. Nutzen Sie eine demilitarisierte Zone (DMZ) für die sichere Netzwerksegmentierung und beschränken Sie die Administratorrechte. Planen Sie ausserdem regelmässige Backups. Lokale E-Mail-Server verfügen häufig nicht über ausreichend zuverlässige Schutzmechanismen gegen Phishing, Spam oder Schadsoftware. Deshalb ist es sinnvoll, ergänzend eine spezialisierte Sicherheitssoftware zu implementieren, die eingehende E-Mails umfassend prüft und mögliche Bedrohungen frühzeitig erkennt. Fragen Sie Ihren Outsourcing- oder Managed-Service-Provider, welche E-Mail-Lösung er betreibt und hostet und wie er diese wirksam schützt.
Eine rechtskonforme Archivierung erfordert die sichere und nachvollziehbare Speicherung von E-Mails und Daten gemäss den gesetzlichen Vorgaben. Dazu gehört die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und Datenschutzrichtlinien sowie die Sicherstellung, dass die Daten im Bedarfsfall vollständig und unverändert wiederhergestellt werden können. Lesen Sie dazu die Antwort auf die Frage «Gibt es eine sinnvolle Backup-Strategie für E-Mails für KMU?» weiter unten.
Mit diesen Diensten oder Massnahmen können grosse Datenmengen sicher versendet werden:
Um Datenverlust zu vermeiden und die Geschäftskontinuität sicherzustellen, sind regelmässige Backups entscheidend. Hier sind einige bewährte Strategien:
Lesen Sie hier, was Sie über Backup-Konzepte und Datensicherung für Unternehmen wissen müssen.
